电子邮件(S-7)

标准:S-7
负责人:信息技术副总裁兼系统首席信息官
负责办公室:信息技术副总裁办公室
发行日期:2017年10月16日
上次修改日期:N / A

目录

联络人
本标准影响的个人和实体
标准声明
职责范围
定义 (定义的术语在整个文档中均用大写字母表示)
相关文件,表格和工具
历史和更新
附录 

CONTACTS

政策澄清

职务/办公室

电话

电子邮件/网页

信息技术安全和政策

765-494-4000

[email protected]


校园特定问题

职务/办公室

电话

电子邮件/网页

韦恩堡:IT服务帮助台

260-481-6030

[email protected]

西北:信息安全服务

219-989-1234

[email protected]

西拉斐特:ITaP安全和策略

765-494-4000

[email protected]


受此标准影响的个人和实体

所有的教职员工,学生,退休人员以及其他个人和实体都分配了。

标准声明

普渡大学为合法的大学相关活动提供大学电子邮件服务。作为IT资源,大学电子邮件服务应遵守以下政策的规定: 信息技术资源和信息资产的可接受使用(VII.A.4) 和这个标准。

校园信息技术部门是其校园电子邮件和目录信息的所有者,并提供创建,管理和分发正式的大学电子邮件帐户的功能。如果用户将大学电子邮件帐户的内容转发到另一个电子邮件地址,则该用户应对超出大学电子邮件服务范围的交付后果承担全部责任’域。转发的内容仍受适用的公共记录法律和大学相关政策的约束。

适用于大学其他通讯方式的政策和法规也适用于电子邮件。此外,大学电子邮件服务和大学电子邮件帐户的以下特定操作和使用被认为违反了此标准:

  1. 电子邮件中名称或从属机构的隐瞒或虚假陈述。
  2. 电子邮件的源地址或目标地址的更改。
  3. 未按照个人财务利益冲突(III.B.2)和承诺冲突和应报告的外部活动(III.B.1)的政策批准未经许可将其用于商业或私人用途。
  4. 使用电子邮件进行有组织的政治活动或政治邀请。
  5. 使用电子邮件骚扰或威胁他人或威胁造成人身伤害或财产损失。

大学电子邮件服务被认为是交流大学业务的一种官方手段,在某些情况下,可能是唯一的交流手段。员工,教职员工和学生必须激活他们的大学电子邮件帐户,并且假定已接收并阅读了发送到其大学电子邮件帐户的所有正式大学电子邮件。

提醒用户,根据《印第安纳州公共记录法案》(IC 5-14-3),从大学电子邮件帐户发送的或驻留在大学电子邮件服务中的任何电子邮件都可以被视为公共记录,并且可能会受到披露。用户在发送可能被视为机密的内容或在其他情况下不希望被披露的内容时需要做出判断。此外,电子邮件传输可能不是安全的,并且期望通过电子邮件以外的方式来传达预期保持机密的内容。机密内容的常见示例包括:学生成绩,人事记录,个人捐赠者礼物记录,个人身份信息以及受联邦和州法律或法规约束的数据,包括但不限于1996年的《健康保险携带和责任法案》(HIPAA) ),《家庭教育权利和隐私权法案》(FERPA)和《格莱姆·里奇·布莱利法案》(GLBA)。

普渡大学不按照常规程序监视电子邮件的内容。大学保留检查,复制,存储和披露大学电子邮件服务中电子邮件消息内容的权利,但仅根据有关“可接受使用IT资源和信息资产(VII.A.4)”的政策进行。 。

希望通过电子方式与本部门以外的所有或大量教职员工和/或学生进行通信的任何人都必须使用既定的通信方法进行通信。这些方法包括官方的大学和校园电子通讯,例如 普渡今日 和分发列表,由校园IT部门或大学的另一个部门维护。负责创建和发布电子通讯和/或维护电子邮件通讯组列表的部门可能会要求适当使用其电子通讯/通讯组列表。在紧急情况下发送到大学电子邮件帐户的群发电子邮件必须遵循相关校园中概述的紧急情况通知流程’的应急准备计划。

RESPONSIBILITIES

所有个人都分配了一个大学电子邮件帐户

  • 符合此标准。

校园IT部门

  • 持有人删除后,保留保存在大学电子邮件服务中的电子邮件不得超过30天。
  • 保留与记录电子邮件交易不超过90天的电子邮件消息关联的日志文件。

教职员工

  • 根据已建立的记录保留准则,保留通过其发送或接收的被视为大学正式记录的电子邮件。

认可的学生组织

  • 按照校园注册商建立的程序向学生发送大量电子邮件。

副总统,副校长,副教务长和院长

  • 审核其单位要发送的任何群发电子邮件,以确保其内容旨在传达与大学业务相关的信息,以供批准。

DEFINITIONS

所有定义的术语在整个文档中均以大写字母表示。其他定义的术语可以在中央找到 政策词汇 或《关于IT资源和信息资产的合理使用的政策》(VII.A.4)。

大量电子邮件
发送给大学的所有或大量教职员工和/或学生的电子邮件。

大学电子邮件帐户
提供给教师,教职员工,学生以及其他在大学获得电子邮件特权的个人和实体的大学电子邮件官方帐户。它是为招生和在校学生以及在职教职员工自动创建的。

大学电子邮件服务
大学或由第三方代表大学提供的服务,包括用于促进服务的IT资源,以完成公务人员电子邮件的处理,存储,传输和通讯。

相关文件,表格和工具

本标准的发布是为了支持有关 信息技术资源和信息资产的可接受使用(VII.A.4),经修改或取代。

其他相关政策:

普渡今日 提交准则

HISTORY AND UPDATES

2017年10月16, 2011年。更多历史记录可以在这些策略的存档版本中找到。

APPENDIX

本标准没有附录。

普渡大学(Purdue University),普渡购物中心(Purdue Mall)610,西拉斐特,印第安纳州47907,(765)494-4600

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