查阅学生教育记录(VIII.A.4)

第八卷:记录
A章:记录
负责人:学术事务和教务长执行副总裁
负责办公室:书记官长办公室
发行日期:2011年11月1日
修订日期:2018年11月28日

目录

政策声明
制定此政策的原因
受本政策影响的个人和实体
谁应该知道这个政策
排除项目
本政策的网址
联络人
定义
职责范围
程序
相关文件,表格和工具
历史和更新
附录

政策声明

普渡大学遵守经修正的1974年《家庭教育权利和隐私权法》(FERPA),该法保护学生的《教育记录》的隐私权。因此,教育记录和个人身份信息将仅在学生签署同意的情况下发布,但在《程序》 A节中概述的情况除外。此外,FERPA在查看和访问自己的教育记录方面为学生提供以下权利。大学将每年将这些权利通知当前就读大学的学生。 

  1. 提供大学保存的教育记录的类型和位置的列表,以及负责这些记录的大学官员的头衔和地址。
  2. 在向有争议的授权记录保管人提出书面请求后的45天内检查并查看教育记录(此时间范围和书面发布的要求不适用于以下第7项下发布的记录)。如果情况有效阻止学生行使在其注册所在的校园内检查和查看学生的教育记录的权利,大学将全权酌情决定: 
    1. 向学生提供所要求的记录的副本,学生可能需要为此支付复制费用;要么
    2. 做出其他安排,让学生检查和查看请求的记录。
  3. 收到大学对合理要求以解释和解释其教育记录的答复。
  4. 获取他们的成绩单副本。
  5. 要求对其教育记录进行修改,以确保其准确无误,不会误导他人或侵犯隐私权。如果大学拒绝进行此类修改,则学生可以基于相同的理由要求举行行政听证会,以质疑记录的内容,并在记录中插入针对该信息的书面陈述或解释。
  6. 仅检查和审查与他/她有关的教育材料文件的部分,或将其告知此类特定信息。
  7. 根据要求被通知所有提供有关学生的机密信件和声明的个人姓名’录取,申请工作或获得荣誉或名誉认可。
  8. 以书面形式撤回任何先前根据FERPA执行的关于在撤销之后发生的任何行动的权利放弃。
  9. 检查永久保存在其教育记录中的披露日志。
  10. 向美国教育部家庭政策合规办公室(Family Policy Compliance Office)投诉,华盛顿特区,马里兰州马里兰州大街400号20202-5920。
  11. 同意披露学生中包含的个人身份信息’的教育记录,但程序A节中没有提供。

此政策的原因

这项政策可确保普渡大学根据联邦法律和法规保护学生教育记录的隐私,并符合美国教育部计划对联邦资助接受者的要求。

受此政策影响的个人和实体

该政策影响所有教职员工,学生,学生,父母/监护人,承包商,志愿者和第三方。

谁应该知道这个政策

  • 总统
  • 副校长
  • 副教务长
  • 校长
  • 副校长
  • 院长
  • 部门负责人/主席
  • 董事
  • 登记员
  • 布尔萨斯
  • 学院
  • 员工
  • 学生们
  • 父母/监护人
  • 义工
  • 承建商

排除事项

此政策并没有赋予学生防止在课堂上泄露其姓名或其他标识符的权利。

此政策不禁止教职员工或讲师进行习惯做法,例如团队作业和/或项目的小组评分。

此政策不赋予学生查看未注册学生校园内大学保存的记录的权利。

仅与以前的学生有关的个人身份信息’作为大学校友的活动不受此政策的保护。

以下材料,信息和记录不包括在“教育记录”的定义中,并且学生无法查看,查看,质疑,更正或删除:

  1. 在1975年1月1日之前存放在《教育记录》中的机密信件和推荐声明,用于特定目的时。
  2. 如果学生放弃了检查和审查有关以下方面的建议的权利,则仅用于特定目的的机密信件和建议声明:
    1. 进入教育机构,
    2. 就业申请,以及
    3. 接受荣誉或荣誉认可。
  3. 学生家长的财务记录和报表,或其中包含的任何信息。
  4. 教学,管理或行政人员或教育人员的辅助记录,由创建者全权保存,除创建者的临时替代者外,其他任何人都无法访问或透露。
  5. 由医生,精神病学家,心理学家或其他公认的专业人士或超专业行为或能力所创建或维护的记录,仅用于向学生提供治疗,未经患者以外的任何人的书面同意,不得使用这些记录。提供此类治疗的人员,除非此类记录可由医生或学生选择的其他适当专业人员亲自查看。
  6. 在正常业务过程中制作和维护的雇佣记录,仅与学生作为雇员的身份有关,不能用于任何其他目的;此排除不适用于因其身分而被大学雇用的学生(即实习生,助教,研究助理等)。
  7. 在该人不再是大学的学生之后,仅包含与该人有关的信息的记录。
  8. 大学执法部门为执法目的而创建的记录。
  9. 关于申请入学的申请记录,除非学生被录取并参加了Purdue系统的另一部分或校园,否则该学生将试图进入Purdue系统的另一部分或校园入学。

此政策的网站地址

www.purdue.edu/policies/records/viiia4.html

联系方式

学科 联系 电话 电子邮件/网址
政策澄清 注册处处长的办公室 765-496-0509 [email protected]
韦恩堡校园援助 注册处处长的办公室 260-481-6815 注册商联系信息
西北校园援助 注册处处长的办公室 219-989-2210或219-785-5342 r[email protected]
西拉斐特校园援助 注册处处长的办公室 765-496-0509 [email protected]

定义

所有定义的术语在整个文档中均以大写字母表示。其他定义的术语可以在中央找到 政策词汇.

据称是暴力犯罪的肇事者
一个学生 who is alleged to have committed acts that, if proven, would constitute any of the following offenses 要么 attempts to commit the following offenses: arson; assault offenses; burglary; criminal homicide (manslaughter and murder); destruction, damage 要么 vandalism of property; kidnapping 要么 abduction; robbery; and/or forcible sex offenses.

据称是非强迫性犯罪的肇事者
一个学生 who is alleged to have committed acts that, if proven, would constitute statutory rape 要么 incest.

出勤率
亲自出席或通过纸质函件,电视会议,卫星,互联网或其他电子信息和电信技术参加,这些人不在课堂上。该术语还包括一个人根据勤工俭学,合作社计划工作或参加实习的时期。

生物特征记录
一种或多种可测量的生物学或行为特征的记录,可用于自动识别个人。示例包括指纹,视网膜和虹膜图案,声纹,DNA序列,面部特征和笔迹。

承建商
非雇员,包括大学法律顾问,从事机构服务和职能。

出勤日期
学生就读或就读大学的时间段。该术语不包括特定的每日出勤记录。

取消识别记录
从中删除所有个人身份信息的记录。

目录信息
学生教育记录中包含的信息,如果被披露,通常不会被视为有害或侵犯隐私。大学认为以下列出的项目为目录信息:学生的姓名;本地和家庭住址;本地和家庭电话清单;电子邮件地址;研究的主要领域;入学状态(例如,本科或研究生,全日制或兼职)和学分时数;分类;出席日期;参加官方认可的活动和体育活动;运动队队员的体重,身高,照片和位置;学位,荣誉和奖项。大学保留根据联邦法律和法规修改此列表的权利,并将发布任何修订。

揭露 要么 透露
允许通过任何方式(包括口头,书面或电子方式)访问或释放,转移或以其他方式传达包含在教育记录中的个人身份信息给除确定或提供记录的一方以外的任何一方。

披露记录
与学生一起保存的文件’适当的大学记录保管人的教育记录,记录每位学生的教育记录中对个人身份信息的要求和披露,并指出要求或获得个人身份信息的所有人及其在获取信息时的合法权益( 《程序》 D节所列者)。

教育记录
大学以任何形式保存的与学生直接相关的任何记录。该术语不包括:

  • 在个人不再出席之后创建的与个人没有直接关系的记录’出勤或学习。
  • 由同等评分的论文评分,然后由教师或教职员工收集和记录。
  • 在“排除”部分中确定的材料,信息和记录。

费帕
1974年《家庭教育权利和隐私法》, as amended.

最终结果
学生的姓名,违规行为以及大学对学生的任何制裁。

经济资助
向个人提供的资金支付(或对个人的有形或无形财产形式的支付),以个人在教育机构或教育机构的出勤为条件。

健康或安全紧急情况
在紧急情况下,需要公开教育记录中的个人身份信息的情况,在这种情况下,对学生或其他个人的健康或安全有明显的威胁,并且为保护健康或学生,其他学生或大学社区其他成员的安全。在确定是否存在健康或安全紧急情况时,大学可能会考虑与威胁学生或其他个人的健康或安全有关的全部情况。

父母
包括学生的自然父母,监护人或在没有自然父母或监护人的情况下作为父母的个人。

个人身份信息
一个学生’的名字学生的名字’父母或其他家庭成员;学生或学生的地址’一家人个人标识符,例如社会安全号码或学生身份号码或其任何部分,或生物特征记录;其他间接标识符,例如学生’出生日期,出生地点和母亲’娘家姓;与特定学生链接或链接的单独或组合的其他信息,这将使大学社区中的一个不了解相关情况的理性人能够合理确定地确定该学生;或大学合理认为知道与教育记录有关的学生身份的人所要求的信息。

记录保管人
在记录所在区域内负责学生记录的工作人员。

学生
目前正在注册和就读的大学,或者已经被大学注册和就读的个人,大学为其保留记录。出于本政策的目的,一旦已为某个课程(学期)或该学生就读的课程的第一天(学期)支付了费用,就认为该学生已注册并参加。

大学官员
大学教职员工,内部和外部审核员。还包括履行机构服务和职能的承包商,志愿者,律师和其他非雇员。

登记员
该职员在韦恩堡,西北和西拉斐特的校园中担任注册员的职位。

责任

记录保管人
维护和保护教育记录,由他或她负责。

发布教育记录时,请确保遵循FERPA和大学的政策和准则。

登记员
在其校园内执行此政策,并建立机制和程序以促进整体合规性。

学生
了解并了解他或她在自己的教育记录中对数据和信息的权利,该记录由大学记录和维护。

程序

  1. 公开教育记录
    在以下情况下,未经学生事先书面同意,可能会披露教育记录或其他个人身份信息:
    1. 给学生。
    2. 目录信息,除非学生按照以下B节所述限制访问。
    3. 当大学官员对这些记录的合法教育兴趣已经由各自的记录保管人确定后,转给大学官员。如果大学官员需要查看教育记录以履行其专业职责,则该官员具有合法的教育权益。
    4. 给学生寻求或打算就读或已经就读的另一所学校,学校系统或高等教育机构的官员,只要该披露是出于与该学生有关的目的’的注册或转学。大学必须(a)做出合理的尝试,以学生的最后一个已知住址通知学生,除非该披露是由学生发起的; (b)应要求,将已披露的记录副本提供给学生; (c)应要求,给学生机会进行行政听证,以质疑记录的内容。
    5. 与确定学生已申请或已收到的经济援助的资格,金额和条件或执行条款有关。
    6. 致1986年《美国国内税收法》第152条所定义的受抚养学生的父母。
    7. 为了遵守司法命令或依法发出的传票,只要大学做出合理的努力提前将披露信息通知学生,除非FERPA不需要此类通知。
    8. 给与健康或安全紧急情况有关的相关方。
    9. 致FERPA列举和要求或允许的执法机构以及某些其他政府机关和机构。
    10. 就大学针对学生或学生的法律诉讼而向法院起诉’的父母或学生或学生’父母反对大学。
    11. 致暴力犯罪或非强迫性犯罪的指控肇事者的受害者。此类披露可能仅包括大学针对涉嫌犯罪或违法行为进行的纪律处分程序的最终结果。无论大学是否认定有违法行为,大学均可披露该纪律程序的最终结果。
    12. 在大学通过纪律程序确定学生是(a)暴力犯罪或非强迫性犯罪的指控肇事者和(b)针对该学生的指控的情况下,该学生违反了《学生行为管理条例》。此类披露可能仅包括大学针对涉嫌犯罪或违法行为进行的纪律处分程序的最终结果。未经另一学生事先书面同意,大学不得透露任何其他学生的姓名,包括受害人或证人。本款仅适用于在1998年10月7日或之后达到最终结果的纪律处分程序。
    13. 致披露之时未满21岁的学生的家长,如果该学生违反了任何联邦,州或地方法律或大学的任何有关使用或拥有酒精或酒精的规定或政策管制物质,并且大学确定学生在使用或拥有上违反了《学生行为管理条例》。
    14. 认可组织履行其认可职能。
    15. 致为教育机构或组织进行研究或代表其进行研究的组织:
      1. 开发,验证或管理预测性测试;
      2. 管理学生援助计划;要么
      3. 改善教学。
      根据本段进行的披露须符合以下要求:(a)研究进行方式不允许组织代表以外的个人对父母和学生进行个人识别;(b)在没有(c)大学与符合FERPA的组织签订了书面协议。
    16. 给确定为记录提供者或创建者的一方。
    17. 本披露涉及根据美国《 1994年暴力犯罪控制和执法法》第42条第170101条要求注册的性犯罪者和其他个人。 14071,并且该信息是根据《美国法典》第42卷第48条提供给该大学的。 14071和适用的联邦指南。
    18. 取消标识的记录。
  2. 给教育记录接收者的通知
    大学可以根据A节的规定,从学生的教育记录中披露个人身份信息,但前提是必须告知接收人,该信息是在不会向任何其他方(其官员,未经接收者的机构,代理机构或组织的雇员或代理商,但仍仅出于披露目的)而未征得学生的事先书面同意。本节要求的通知不适用于披露
    1. 给学生。
    2. 目录信息。
    3. 致1986年《美国国内税收法》第152条所定义的受抚养学生的父母。
    4. 遵守司法命令或依法发出的传票。
    5. 在控告学生行为条例的任何程序中向原告和被告指控。
    6. 在大学通过纪律程序确定学生是(a)暴力犯罪或非强迫性犯罪的指控肇事者和(b)针对该学生的指控的情况下,该学生违反了《学生行为管理条例》。
    7. 致披露之时未满21岁的学生的家长,如果该学生违反了任何联邦,州或地方法律或大学中有关使用或拥有酒精或酒精饮料的任何规则或政策受管制物质,并且大学确定学生在使用或拥有上违反了《学生行为管理条例》。
    8. 这涉及根据1994年《暴力犯罪控制与执法法》(美国法典第42条)第170101条要求注册的性犯罪者和其他个人。 14071,并且该信息是根据《美国法典》第42卷第48条提供给该大学的。 14071和适用的联邦指南。
  3. 要求限制目录信息的披露 
    未经学生书面同意,可以发布定义为“目录信息”的信息类别。但是,学生可以通过亲自向其注册处校园办公室的授权代表报告,要求未经其同意不得发布其目录信息。此类请求仅适用于大学的后续行动,并将一直保留到学生书面要求将其删除为止。

    要求从其校园印刷的电话簿中保留信息的学生必须在秋季学期的第一周结束之前提出此类要求。

  4. 披露日志的维护
    适当的大学记录保管人将针对学生的教育记录中的每项要求和每项个人身份信息的披露,在记录教育记录的情况下保持与这些记录一起保存的记录,只要该记录指明了谁要求或获得的个人身份信息,其获取信息的合法权益以及FERPA要求的所有其他信息。此要求不适用于:
    1. 向学生的披露。
    2. 根据学生的书面同意进行的披露,如果同意是针对要进行披露的一方或一方的特定协议。
    3. 当确定大学官员具有正当的教育利益时,向大学官员披露。
    4. 目录信息的披露。
    5. 当大学被指示不公开该命令或传票的存在时,根据司法命令或依法发出的传票进行披露。
  5. 检查和质疑教育记录的内容
    大学为学生提供了检查和质疑教育记录内容的机会,以确保其不准确,误导或以其他方式侵犯隐私权,并更正,删除或在这些记录中插入解释性书面说明。但是,比赛或挑战指定成绩不属于本政策的限制,必须在大学成绩申诉系统下处理。尽管通常可以通过非正式会议和讨论来解决对“教育记录”内容的挑战,但学生或大学都可以要求进行行政听证会以解决纠纷。如果举行听证,则必须:
    1. 在提出要求后的合理时间内进行和决定,并且必须在开庭前合理通知学生日期,时间和地点;
    2. 由相关的授权记录托管人(或校长指定的其他大学官员)进行并做出决定,但前提是该人对该结果没有直接兴趣;
    3. 为学生提供充分和公平的机会,以提出与问题相关的证据,并由学生个人协助或代表’由学生选择,包括律师’s own expense; and
    4. 确保在听证结束后的合理时间内,以书面形式向学生做出决定,该决定仅基于听证会上提供的证据,并包括证据的摘要和做出决定的理由。
  6. 保留记录
    记录保管人应定期筛选其各自的教育记录和包含个人身份信息的数据,以确保仅根据法律和法规保留要求或必要的那些信息,并且大学’关于记录保留的自己的准则。披露日志和任何解释性说明都必须得到维护,只要它们与之相关的教育记录得以维护。

    在教育记录或数据对检查有强烈要求的情况下,相应的记录保管人必须保留此类记录或数据,直到检查完成。

相关文件,表格和工具

公开记录要求程序

费帕

学生行为管理条例:

历史与更新

2018年11月28日:更新了联系人和相关文档,表格和工具部分。

2016年6月15日:临时状态已删除。联系人和附录更新了普渡大学西北地区的信息。

2015年2月4日:对“政策和程序声明”部分进行了修订,以更紧密地与大学当前的做法保持一致,并反映出FERPA的最新指南,该指南除其他外阐明了教育记录的范围。删除了中央政策术语表中多余的定义,并在整个过程中更新了超链接。

2011年11月18日:保单编号更改为VIII.A.4(以前为VI.3.1),并更新了网站地址。

2011年11月1日:此政策取代C-51号行政备忘录,关于该政策的大学政策“1974年《家庭教育权利和隐私法》,”于2000年8月7日发行,最初是1977年2月17日发行,编号B-44。

附录

学生可能会在下面列出的办公室中保存记录,这些记录由记录保管人或所列人员保存。一些部门保留与学院,学校或部门分开的记录。具有单独记录,其位置和记录负责人的部门可以从该部门所在的学院,学校或部门的院长办公室获得,对于非学术部门,则可以从列出的保管人那里获得。桌子。

表一 :韦恩堡校区的办公室
分类 位置 保管人
学术咨询和职业服务 凯特勒厅109 副风险投资促进学术成功
入学 凯特勒厅111 招生主任
校友关系 沃尔伯联盟125 校友关系总监
体育,娱乐和校内运动 盖茨中心 运动总监
布尔萨 凯特勒厅G57 布尔萨
学术支持与进步中心 凯特勒大厅G23 副风险投资促进学术成功
继续学习 凯特勒大厅144 导向器
经济资助 凯特勒厅103 导向器
荣誉计划 沃尔伯联盟G25 导向器
登记员 凯特勒厅107 登记员
大学警察 支持服务大楼106 首席
表二 :韦恩堡学院,学校和部门
学院,学校或部门
位置
艺术与科学 文科153 院长
商业 内夫厅360 院长
继续学习 凯特勒大厅144 导向器
教育 内夫大厅250 院长
工程,技术和计算机科学 工程& 技术 - 243 院长
人类与健康服务 内夫142号馆 院长
劳动研究 凯特勒大厅G28 协调员
公共环境事务 内夫260号馆 院长
视觉与表演艺术 视觉艺术102 院长
艺术与科学 文科153 院长
表三 :普渡大学西北哈蒙德分校的办公室

分类

位置

保管人

学术记录

劳舍·霍尔

登记员

入学

劳舍·霍尔

导向器

学生账户

劳舍·霍尔

布尔萨

学生院长

学生会和图书馆

院长

教育安置

斯图尔特中心

导向器

经济资助

劳舍·霍尔

导向器

研究所

劳舍·霍尔

研究生课程主任

病历

学生健康中心

导向器

职业服务

学生会和图书馆

导向器

学生员工记录
研究生,本科

施耐德大厦

助理人力资源副校长

大学村

宿舍大厅主办公室

导向器

退伍军人事务

劳舍·霍尔

登记员

表四 :普渡大学西北部韦斯特维尔校区办公室
分类 位置 保管人
学术记录 Schwarz Hall 登记员
入学 科技大厦
Schwarz Hall
导向器
布尔萨 Schwarz Hall 布尔萨
学生院长 LSF
教育安置 LSF 导向器
经济资助 科技大厦
Schwarz Hall
导向器
病历 LSF 学生院长
职业机会中心 LSF 导向器
学生员工记录
研究生,本科
Schwarz Hall 人力资源副校长
大学宿舍 不适用 不适用
退伍军人事务 Schwarz Hall 登记员
表五 :西北大学,学院和系

学院/学校/系

卡卢梅特

中北部

商学院

安达大厦

科技大厦

院长

管理学

安达大厦

科技大厦

部门主管

定量商业研究

安达大厦

科技大厦

部门主管

工程与科学学院

盖特大厦

科技大厦

院长

数学,统计和计算机科学

教室办公楼

Schwarz Hall

部门主管

生物科学

盖特大厦

Schwarz Hall

部门主管

机械与土木工程

波特大厦

科技大厦

部门主管

电气与计算机工程

盖特大厦

科技大厦

部门主管

人文,教育与社会科学学院

教室办公楼

科技大厦

  院长

教育

Gyte附件

科技大厦

导向器

教师准备

Gyte附件

科技大厦

部门主管

行为科学

波特厅

Schwarz Hall

部门主管

传播与创意艺术

波特厅

科技大厦

部门主管

英语

教室办公楼

科技大厦

部门主管

历史与哲学

教室办公楼

Schwarz Hall

部门主管

政治科学,经济学,世界语言和文化

教室办公楼和搬运工

Schwarz Hall

部门主管

心理学

波特厅

Schwarz Hall

部门主管

护理学院

教室办公楼

科技大厦

院长

技术学院

安达大厦

科技大厦

院长

计算机信息技术与图形学

安达大厦

科技大厦

部门

建设科学与组织领导

安达大厦

科技大厦

部门主管

工程Technology

安达大厦

科技大厦

部门主管

荣誉学院

学生会和图书馆

科技大厦

院长

表六 :西拉斐特校园的办公室
分类
位置
保管人
学术记录 霍夫厅 登记员
入学 施莱曼音乐厅 导向器
布尔萨 霍夫厅 布尔萨
学生院长 施莱曼音乐厅 院长
教育安置 斯图尔特中心 导向器
经济资助 施莱曼音乐厅 导向器
病历 学生健康中心 导向器
职业机会中心 斯图尔特中心 导向器
学生员工记录
研究生,本科
溜冰者大厅 人力资源副总裁
大学宿舍 住宅总公司 经理
退伍军人成功中心 普渡纪念联盟 导向器
表七 :西拉斐特学院,学校和部门
学院,学校或部门 位置
农业 农业行政大楼 院长
教育 比林厅 院长
工程 阿姆斯特朗厅 院长
毕业 年轻的研究生院 院长
人类与健康科学 石厅 院长
大量的美术作品 比林厅 院长
管理 克兰纳特 院长
药学与药学 海涅药房 院长
科学 数学科学楼 院长
技术 诺伊技术馆 院长
本科课程 青年馆 导向器
老兵专用医药 林恩兽医学院 院长

普渡大学(Purdue University),普渡购物中心(Purdue Mall)610,西拉斐特,印第安纳州47907,(765)494-4600

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